Si has llegado hasta aquí es porque necesitas registrar la jornada de tu equipo y quieres hacerlo bien: cumpliendo la ley, sin complicarte la vida y sin gastar más de lo necesario. Voy a intentar ahorrarte las semanas de pruebas y llamadas comerciales que yo misma he vivido desde el otro lado del teléfono.
Desde 2019 el registro horario dejó de ser una recomendación para convertirse en una obligación para prácticamente todas las empresas en España. Y sin embargo, todavía me encuentro cada semana con negocios que lo llevan en una hoja de Excel, en un cuaderno junto a la caja o, directamente, que no lo llevan. No los juzgo: hasta que no te sientas a mirarlo, el tema parece más pequeño de lo que es.
La realidad es que elegir una aplicación de control horario se ha vuelto confuso. Hay decenas de opciones, cada una con su propia tabla de precios, sus módulos, sus "desde X€" que luego no son tan "desde", y un montón de funciones que suenan muy bien pero que casi nadie usa. Mi objetivo con esta guía es simple: que entiendas qué exige la ley, qué debe tener de verdad una buena herramienta y cuál encaja mejor contigo, tanto si tienes tres empleados como si tienes ciento.
Trabajo en Beep Time, así que no te voy a engañar: creo que es una opción excelente y te contaré por qué. Pero también vas a encontrar aquí un análisis de las nueve alternativas más relevantes del mercado español, con sus luces y sus sombras. Prefiero que elijas con criterio a que elijas a ciegas.
Qué exige realmente la legislación española
Vamos a quitarnos el miedo cuanto antes, porque casi siempre suena peor de lo que es. La norma de referencia es el Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo, que modificó el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores. Desde entonces, toda empresa está obligada a llevar un registro diario de la jornada de cada persona trabajadora.
Ese registro tiene que reflejar, como mínimo, la hora concreta de inicio y de finalización de la jornada de cada empleado. No basta con el número de horas totales: la inspección quiere ver el detalle día a día. Además, el registro debe:
- Conservarse durante cuatro años y estar a disposición de la plantilla, sus representantes y la Inspección de Trabajo.
- Ser objetivo y fiable, es decir, difícil de alterar a posteriori.
- Respetar la privacidad del trabajador (Ley Orgánica 3/2018 de Protección de Datos), sobre todo si se usa geolocalización.
¿Qué pasa si no lo llevas?
No registrar la jornada es una infracción grave en materia laboral. Las sanciones van de 751 € a 7.500 € por empresa (no por trabajador), y en una misma visita la inspección puede detectar varias infracciones. A eso se suma que, sin registro, es la empresa quien queda en desventaja ante cualquier reclamación de horas extra.
Y ojo, porque esto va a más. Hay un anteproyecto de ley que endurece el control horario y apunta hacia el registro digital y accesible en tiempo real, dejando el papel prácticamente fuera de juego. Si vas a elegir una herramienta ahora, elígela pensando en lo que viene, no solo en lo que se pide hoy.
Cómo elegir un software de control horario
La mejor herramienta no es la que más funciones tiene, sino la que tu equipo usará de verdad. Antes de decidir, fíjate en cinco puntos clave:
-
Quién y desde dónde ficha
Define si necesitas fichaje web, móvil, terminal presencial o una mezcla según tu tipo de plantilla.
-
Facilidad de uso
Pide una demo y cuenta los clics que cuesta fichar y sacar un informe. La sencillez es la función más rentable.
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Cumplimiento legal y ubicación de los datos
Asegúrate de que los informes valen ante una inspección y de que los datos se alojan en la UE, bajo el RGPD.
-
Precio real, no el de portada
Suma módulos, mínimos de usuarios, permanencias y soporte: compara el coste por empleado con todo incluido.
-
Soporte y idioma
Busca atención cercana en español: cuando algo falla, vale más que diez funciones que no usarás.
Qué debe tener una buena aplicación de control horario
Si tuviera que hacer una lista mínima de lo que no puede faltar, sería esta. No hace falta que lo tenga todo desde el primer día, pero sí que pueda crecer contigo sin obligarte a cambiar de sistema dentro de un año.
Fichaje multidispositivo
Entrada, pausa y salida desde web, móvil y terminal, con un solo clic y sin instalar nada complicado.
Ausencias y vacaciones
Solicitud y aprobación de vacaciones, bajas y permisos sin cadenas de correos ni hojas sueltas.
Informes exportables
Reportes diarios, semanales y mensuales listos para inspección y descargables en PDF o Excel.
Geolocalización opcional
Saber desde dónde se ficha, siempre de forma proporcional y respetando la privacidad del empleado.
Datos seguros en la UE
Copias de seguridad y alojamiento en servidores europeos, con cumplimiento del RGPD.
Soporte humano
Atención en español, rápida y por personas, no solo un formulario que tarda tres días en responder.
Errores más habituales al elegir un software
Estos son los tropiezos que veo una y otra vez. Si los esquivas, ya habrás acertado más que la mayoría:
- Elegir por el precio de portada. El "desde X€" casi nunca incluye lo que necesitas. Suma módulos, mínimos de usuarios y soporte antes de decidir.
- Contratar una suite de RRHH enorme para tres personas. Acabas pagando (y peleándote con) funciones que no usarás. Empieza por lo que necesitas hoy.
- No mirar dónde están los datos. Si el proveedor aloja fuera de la UE, el problema de cumplimiento es tuyo, no suyo.
- Olvidar al que ficha. Si la app es incómoda para el empleado, no fichará bien y tu registro no servirá de nada.
- No probar el soporte antes de pagar. Escribe una consulta durante la prueba y mira cuánto tardan y en qué idioma te contestan.
- Firmar permanencias largas. Si el producto es bueno, no necesita atarte un año. Desconfía de las ataduras.
Las 10 mejores aplicaciones de control horario
Este es el núcleo de la guía. He ordenado diez herramientas que realmente compiten por el mercado español, empezando por mi recomendación y siguiendo con las nueve alternativas más relevantes. Para cada una encontrarás una valoración honesta, sus puntos fuertes y débiles, el tipo de empresa a la que encaja, el precio y si ofrece plan gratuito.
Cómo he valorado
He tenido en cuenta facilidad de uso, plan gratuito, cumplimiento legal, funciones de fichaje, precio real, soporte en español y orientación a pymes. Los precios pueden variar; consulta siempre la web oficial de cada proveedor antes de contratar.
Empiezo por Beep Time con una advertencia de honestidad: trabajo aquí. Aun así, voy a explicarte con datos por qué lo pongo en primer lugar, y tú juzgas. Beep Time es un software de control horario desarrollado íntegramente en España y pensado desde el minuto uno para pequeñas y medianas empresas, asesorías, comercios y negocios de servicios. No es una suite gigante de recursos humanos reconvertida: es una herramienta de fichaje que hace muy bien lo que tiene que hacer, sin complejidad innecesaria.
Lo que más repiten mis clientes es lo fácil que resulta arrancar. Te registras, creas los perfiles de tus empleados y empiezas a fichar el mismo día, desde el navegador, desde la app móvil o desde un terminal presencial tipo kiosco. No hay instalaciones eternas ni cursos de formación: si sabes usar el móvil, sabes usar Beep Time.
El plan gratuito es, con diferencia, uno de los más generosos del mercado: permite hasta 10 empleados, con fichaje web, histórico de datos ilimitado, registro de incidencias, gestión de ausencias, calendario laboral, días festivos e informes de horas trabajadas. La mayoría de la competencia, en su versión gratuita, se queda muy por detrás o directamente solo ofrece una prueba de unos días.
- Plan gratuito muy completo, hasta 10 empleados y sin límite de histórico.
- Facilidad de uso e implantación en el mismo día.
- Desarrollado en España, con soporte humano y cercano en español.
- Datos alojados en la UE y cumplimiento íntegro de la normativa.
- Fichaje web, móvil, terminal y kiosco, geolocalización e IA integrada.
- Excelente relación calidad/precio en los planes de pago.
- La app móvil en el plan gratuito es gratis solo el primer mes.
- La geolocalización y algunas alertas están en los planes de pago.
- Está enfocado a pymes: si eres una multinacional con nómina integrada, valorarás otras suites.
Todo lo que incluye
Más allá del fichaje, Beep Time cubre el día a día real de una empresa: gestión de vacaciones y ausencias, registro de incidencias, calendario y días festivos, subida de justificantes, horarios específicos (por ejemplo, jornada de verano) y fichaje solo en zonas autorizadas. En los planes superiores suma geolocalización precisa, recordatorios al empleado, alertas de control al supervisor, asistente de IA para consultar horas, ausencias y datos del equipo en lenguaje natural, chat interno con videollamadas, gestor de tareas, citas previas y el fichaje presencial centralizado en un único dispositivo.
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Sesame nació en Valencia precisamente como una herramienta de fichaje y con los años se ha convertido en una suite de recursos humanos muy completa, con más de treinta módulos. Es de las opciones que mejor cubre el cumplimiento normativo español, con muchísimos métodos de fichaje (web, app, kiosco, geolocalización, modo offline) y una gestión de turnos con IA. Cuenta con certificación ISO 27001 y soporte 100% en español.
- Muy sólida en normativa española y variedad de fichaje.
- Suite completa todo-en-uno y soporte local.
- Más de 15.000 clientes: producto maduro y estable.
- No tiene plan gratuito: solo prueba de 14 días.
- Modelo por usuario con mínimo mensual (encarece equipos pequeños).
- Suele conllevar permanencia anual.
Factorial es probablemente la marca más conocida del sector en España. Es una plataforma de gestión empresarial "AI-first" que combina RRHH, finanzas e IT, con una interfaz muy cuidada. El control horario es un módulo dentro de la suite: fichaje web y móvil, detección de jornadas excesivas, informes de asistencia y muchísimas integraciones. Su respaldo financiero es enorme, así que estabilidad no le falta.
- Suite muy completa con nóminas conforme a normativa española.
- Interfaz moderna y gran cantidad de integraciones.
- Marca líder con más de 16.000 empresas.
- Modelo modular: el precio de portada sube al añadir módulos.
- Sin plan gratuito permanente (prueba de 14 días).
- Puede resultar excesivo si solo necesitas fichar.
Woffu no intenta ser una suite gigante: se centra en hacer muy bien el control horario y la gestión del tiempo. Permite fichar desde app, ordenador o tablet, con restricciones por IP y geolocalización, categorización automática de horas extra y una gestión de turnos potente en sus planes superiores. Su plan Lite, a 1,5 €/usuario/mes, es de los más económicos para empezar.
- Especialización real en control horario y turnos.
- Precio de entrada muy competitivo (1,5 €).
- Modelo por usuario activo (no pagas por bajas).
- El plan Lite limita configuración (un centro, un convenio).
- Las funciones avanzadas están en planes sin precio público.
- No es suite de RRHH completa (sin nóminas nativas).
Bizneo es una de las suites más robustas para empresas medianas y grandes con convenios y turnos complejos. Su módulo de control horario es de los más completos del mercado: kiosco con tablet, reconocimiento facial, tarjeta NFC, PIN, QR y compatibilidad con dispositivos biométricos físicos. A cambio, su naturaleza modular y su mínimo mensual lo hacen menos amable para la micropyme.
- Control horario muy potente (biometría, accesos físicos).
- Trayectoria en gran empresa y clientes de peso.
- Fuerte también en selección y desempeño.
- Mínimo mensual que encarece a las empresas pequeñas.
- Precios de los planes altos solo bajo presupuesto.
- Puede quedar sobredimensionado para un fichaje sencillo.
TramitApp apuesta por un modelo modular en el que pagas por lo que usas, con un fichaje geolocalizado y multidispositivo (app, web, kiosco) y un planificador de turnos con IA que funciona bien en plantillas rotativas o estacionales. Incluye vacaciones, teletrabajo, firma electrónica, canal de denuncias y hasta gestión de nóminas.
- Precio de entrada bajo y modelo flexible por usuario activo.
- Buen planificador de turnos con IA.
- Implantación ágil y muchos módulos disponibles.
- El precio final depende de los módulos (requiere presupuesto).
- Marca menos conocida que Factorial o Sesame.
- Sin plan gratuito permanente (prueba de 15 días).
Kenjo es una suite de RRHH todo-en-uno con oficina en Madrid y fundadores españoles, aunque su sede está en Berlín. Destaca en people analytics, encuestas de clima y eNPS, algo que muchos cobran aparte. Para el fichaje ofrece web, app y quiosco, geolocalización y detección de anomalías con IA. Es sólida, aunque al operarse desde Alemania algunas particularidades de convenios españoles pueden requerir configuración.
- Muy buena en analítica de personas y clima laboral.
- Interfaz moderna e integraciones nativas (Slack, Teams).
- Fundadores españoles y oficina en Madrid.
- Funciones clave de fichaje requieren el plan Growth.
- Precios poco transparentes en el plan superior.
- Adaptación a convenios/festivos españoles puede requerir ajustes.
Personio es uno de los sistemas de información de RRHH más consolidados de Europa. Es muy robusto y ordena bien los procesos de una empresa mediana: expediente digital, ausencias, desempeño, nómina y registro horario como módulo. Su punto flaco para el mercado español es la opacidad de precios y que suele exigir un mínimo de empleados, lo que lo aleja de la pyme pequeña.
- HRIS muy maduro y fuerte cumplimiento europeo.
- Ideal para medianas con procesos estructurados.
- Buen ecosistema de integraciones.
- Precios totalmente opacos (solo presupuesto).
- Suele exigir un mínimo de empleados y coste de implantación.
- Origen alemán: menos optimizado para la microempresa española.
Holded es un ERP muy popular entre autónomos y pymes para contabilidad, facturación y CRM. El control horario existe como módulo add-on "Equipo Pro": fichaje desde ordenador o móvil, informes y alertas por exceso de horas, pero sin terminales físicos ni biometría. Tiene todo el sentido si ya usas Holded para tu gestión; como herramienta de fichaje pura, se queda más básico.
- Perfecto si ya usas Holded como ERP (todo integrado).
- Módulo de fichaje muy barato (1,5 €/empleado).
- Cumplimiento fiscal español y respaldo de Visma.
- El control horario no es su especialidad (funciones básicas).
- Hay que pagar el plan ERP base aunque solo quieras fichar.
- Sin kiosco/biometría ni geolocalización avanzada.
WorkMeter tiene una propuesta distinta: registra la jornada de forma automática a partir del uso real del ordenador, sin que el empleado tenga que acordarse de fichar. Añade métricas de productividad y control de la desconexión digital, con informes auditables. Es una gran idea para entornos de oficina y teletrabajo, pero no encaja en hostelería, comercio o movilidad, donde no hay un PC de por medio.
- Fichaje automático sin fricción (elimina olvidos).
- Métricas objetivas de productividad y desconexión digital.
- Informes auditables para inspección.
- Solo idóneo en entornos con ordenador.
- Sin planificación de turnos rotativos.
- El enfoque de monitorización puede generar reticencias.
Tabla comparativa completa
Aquí tienes, de un vistazo, cómo se posicionan las diez herramientas en los puntos que más importan a una empresa española. He intentado ser justa: donde una función depende del plan o es opcional, la marco como parcial en lugar de fingir que no existe.
Desliza la tabla en horizontal para ver todas las columnas.
| Característica | Beep Time | Sesame HR | Factorial | Woffu | Bizneo HR | TramitApp | Kenjo | Personio | Holded | WorkMeter |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Precio desde (empleado/mes) | 0 € / 2,69 € | 5,50 € | 5,5 € | 1,5 € | ~6 € | 3 € | ~5 € | A medida | 1,5 € + ERP | ~4,4 € |
| Plan gratuito permanente | ✓ | ✕ | ✕ | ✕ | ✕ | ✕ | ✕ | ✕ | ✕ | ✕ |
| Control horario | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| Fichaje web | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| Fichaje móvil (app) | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ◐ |
| Terminal / kiosco presencial | ✓ | ✓ | ◐ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ◐ | ✕ | ✕ |
| Geolocalización | ✓ | ✓ | ◐ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ◐ | ◐ | ✕ |
| Vacaciones | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| Ausencias | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| Incidencias | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| Informes exportables | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| Asistente de IA | ✓ | ✓ | ✓ | ◐ | ◐ | ✓ | ✓ | ◐ | ✕ | ◐ |
| Chat interno / videollamadas | ✓ | ◐ | ◐ | ✕ | ◐ | ✕ | ◐ | ✕ | ✕ | ✕ |
| Almacenamiento histórico ilimitado | ✓ | ◐ | ◐ | ◐ | ◐ | ◐ | ◐ | ◐ | ◐ | ◐ |
| Soporte en español | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| Atención personalizada incluida | ✓ | ✓ | ◐ | ✓ | ◐ | ✓ | ◐ | ◐ | ◐ | ✓ |
| Cumplimiento legal (RD-ley 8/2019) | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| Servidores en la UE (RGPD) | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| Desarrollado en España | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✕ | ✕ | ◐ | ✓ |
| Orientado a pymes | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ◐ | ✓ | ✓ | ◐ | ✓ | ◐ |
| Implantación rápida | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ◐ | ✓ | ◐ | ◐ | ✓ | ✓ |
| Relación calidad/precio (pyme) | ✓ | ◐ | ◐ | ✓ | ◐ | ✓ | ◐ | ◐ | ✓ | ◐ |
Leyenda: ✓ Sí · ◐ Parcial, opcional o según plan · ✕ No o no destacado. Precios orientativos por empleado y mes; consulta siempre la web oficial de cada proveedor, ya que las tarifas y funciones cambian con frecuencia.
Preguntas frecuentes
Sí. Desde el Real Decreto-ley 8/2019 todas las empresas deben llevar un registro diario de la jornada de cada trabajador, con la hora de inicio y de fin. El registro debe conservarse cuatro años y estar disponible para la plantilla, sus representantes y la Inspección de Trabajo.
Para pymes, asesorías y comercios suele ganar la que combina sencillez, cumplimiento legal, soporte en español y buen precio. En esa liga, Beep Time destaca por su plan gratuito real de hasta 10 empleados y su facilidad de implantación, aunque en la comparativa encontrarás alternativas sólidas según tu caso.
Sí, aunque conviene distinguir entre un plan gratuito de verdad y una simple prueba de unos días. Beep Time ofrece un plan gratuito permanente para hasta 10 empleados con fichaje web, ausencias, incidencias e informes. Muchas herramientas solo ofrecen prueba temporal.
Sí. Las aplicaciones modernas permiten fichar desde el móvil, el navegador y, si lo necesitas, desde un terminal presencial o kiosco. El fichaje móvil es especialmente útil para equipos en movilidad, obras, comercios o teletrabajo.
Puede usarse, pero de forma proporcional y transparente, respetando la Ley Orgánica 3/2018 de Protección de Datos. Debe informarse al trabajador y limitarse a lo necesario. En Beep Time la geolocalización es una función opcional que se activa o desactiva según el acuerdo con el empleado.
Lo habitual es pagar por empleado y mes. Los precios reales suelen moverse entre 1 € y 5 € por empleado al mes según funciones y proveedor. Ojo con los mínimos de usuarios y los módulos de pago: el precio de portada no siempre refleja el coste final.
Es un punto crítico. Asegúrate de que el proveedor aloja los datos en la Unión Europea y cumple el RGPD. Beep Time almacena la información en servidores europeos y realiza copias de seguridad periódicas, incluso en el plan gratuito.
No tiene por qué. Con una herramienta sencilla puedes empezar el mismo día: te registras, creas los perfiles de tu equipo y empiezas a fichar. Lo más importante es elegir una solución fácil para que la plantilla la adopte sin fricciones.
Conclusiones
Si has leído hasta aquí, ya tienes más criterio que el 90% de las empresas que se lanzan a contratar el primer software que ven en un anuncio. Recapitulando: el control horario es obligatorio, el papel y el Excel se han quedado cortos, y la mejor herramienta es la que tu equipo usará sin quejarse.
No existe una única respuesta válida para todos. Si eres una gran empresa con necesidades complejas de recursos humanos, quizá te compense una suite completa. Pero si eres una pyme, una asesoría, un comercio o un negocio de servicios —que es la inmensa mayoría del tejido español—, mi consejo es claro: apuesta por una solución sencilla, en español, con datos en la UE y con un soporte que te coja el teléfono.
Por eso, con todas mis cartas sobre la mesa, te animo a probar Beep Time. No porque trabaje aquí, sino porque es exactamente lo que le recomendaría a mi cuñado si abriera un bar mañana: empiezas gratis, cumples la ley desde el primer día y creces cuando tu equipo lo necesite. Y si tienes dudas, escríbenos: te atiende una persona.
Da el paso
Pon tu control horario en regla hoy, sin coste
Únete a las empresas que ya fichan con Beep Time. Regístrate gratis, prueba la plataforma con tu equipo y decide con calma. Estamos aquí para ayudarte a arrancar.
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